Feedback is welkom!

Ze vraagt me kritisch naar haar tekst te kijken. Nederlands is niet haar eerste taal en de brief is belangrijk voor haar. Terwijl ik aan het lezen ben bekruipt me even het gevoel van ‘het rode pennetje’. Dit blog gaat over feedback geven.

Groen

Ik weet het nog goed, al is het jaren geleden. Mijn collega Harry is die dag niet aanwezig als er iets belangrijks in een van zijn dossiers gebeurt. Er moet een groen memo naar de minister en ambtelijke top en daar ga ik die ochtend direct mee aan de slag.

Sjiek

Als ik mijn eerste versie aan de toenmalige Directeur-Generaal voorleg, kijkt hij mij turend vanachter zijn grote bureau en zijn kleine brillenglazen aan. “Is dit memo van uw hand, juffrouw”? En als ik heb geknikt vanaf mijn stoel in de verte, pakt hij een hele sjieke pen op van het lederen tafelblad. En met vastberadenheid en zwierende pols gaat hij al strepend door mijn tekst. En alles kleurt rood.

Streep-streep

Onderwijl zegt hij dingen als: “Hmm, regelmatig. Dat moet natuurlijk “Met enige regelmaat zijn”. Hij kijkt mij recht aan terwijl zijn pen ‘streep-streep’ doet. Ik weet niet meer precies hoeveel keer ik ben teruggestuurd naar mijn bureau. Maar bij de zoveelste versie kijkt hij me aan en zegt: “Juffrouw, deze zin had ik toch veranderd”? Waarop ik antwoord: “Ik weet het werkelijk niet meer, er liggen nu zeven versies op mijn bureau. Wat ik wel weet is dat dit de laatste versie is die ik maak”. Zijn wenkbrauwen gingen toen even omhoog…:-). En aldus geschiedde.

Impact

De gedachte die mij toen is bijgebleven is dat je de ander steeds de ruimte moet geven voor zijn of haar eigen stijl. Want anders moet je het zelf doen, tenslotte. Eindeloos corrigeren op details en pietluttigheden gaat niemand motiveren. En natuurlijk is er een verschil tussen een ambtelijke notitie en een goed verhaal dat je echt raakt. Die hebben andere doelen en bij het laatste gaat het veel meer om impact.

Indruk

Want om een goed verhaal te kunnen vertellen, zijn gekozen woorden relevant. De eerste toets is dan niet de ‘grammaticale correctheid’, maar de impact van de woorden. Hoe breng je je boodschap het beste over? En hoe motiveer je dan de ander met jouw feedback op zijn of haar tekst? Als jij de mensen in jouw team wilt stimuleren om een beter verhaal te vertellen, of een brief te schrijven die echt indruk maakt, dan doe ik graag de volgende suggesties voor fijnere feedback:

Feedback is welkom

• Sta even stil bij de intentie van jouw feedback. Geef je feedback om oprecht te helpen? Of omdat je het fijn vindt te corrigeren en zo stiekem te laten voelen wat jouw positie is? Feedback wordt niet zelden als machtsmiddel ingezet en daar houdt iemand altijd een naar gevoel aan over.
• Feedback werkt het beste als het kan inspireren of uitnodigen om ergens anders naar te kijken. ‘Hoe zou het zijn als je je verhaal anders zou beginnen…?’ En dan kun je een suggestie doen om te komen tot een andere tekst. De ander blijft de eigenaar.
• Focus op het vergroten van de impact van de geschreven tekst. Hoe komt hun boodschap beter uit de verf? Vermijd ambtelijke taal bijvoorbeeld, en focus meer op ‘hoe je het gewoon zou zeggen’.
• En tot slot, zoals voor een heleboel andere dingen ook het geval is: vanuit verbinding en met empathie wordt feedback altijd waardevoller en aangenamer te ontvangen.
• Ik schreef eerder al een blog over feedback vragen, dat kun je hier lezen.

Feedback is welkom trouwens…😊

Blijer Presenteren

De Presentatiediva begeleidt sprekers individueel (off- en online) naar een goed verhaal, een boeiende presentatie of een onderscheidende pitch. In mijn boek dat de Boekgoud Publieksprijs 2017 heeft gewonnen, deel ik allerlei tips, ervaringen en oefeningen die je direct kunt toepassen. Lees hier meer over ‘Het Groot ABC voor Blijer Presenteren’. Er is ook een pitchvariant: ‘Het Klein ABC, Overtuigend Pitchen voor Ondernemers’.

Alle verhalen die op deze site verschijnen zijn eigendom van Dikscommuniceert – de PresentatieDiva – en mogen alleen worden gebruikt na toestemming vooraf van de eigenaar.